Las ventajas de la PMO para la ejecución de una correcta estrategia para la gestión del conocimiento

La oficinas de proyectos o PMO son entidades internas que se encargan de centralizar y coordinar la gestión de proyectos a través de toda la organización [1]. Dentro de sus funciones principales, entre muchas otras, se encuentran la asignación de recursos entre proyectos, la creación de estándares para la gestión de proyectos y el manejo integral del portafolio de proyectos organizacionales. Recordemos que portafolio son aquellos proyectos que apoyan o soportan directamente los pilares organizacionales y el desarrollo de los objetivos estratégicos planteados por la organización.

El propósito de esta entrada es identificar cual es el mejor tipo de PMO que se debería tener para la ejecución de una correcta estrategia de gestión de conocimiento. Para ello realizare inicialmente un pequeño recorrido por los tipos PMO que se pueden identificar:

•       Centro de excelencia de proyectos: Busca impartir capacitación en metodologías de gestión de proyectos y mantiene los estándares de buenas prácticas. Promueve el uso de la gestión de proyectos y conocimiento dentro de la organización.
•       Oficina de monitoreo: Centro de recepción de la información y análisis de los resultados de los proyectos, entrega resultados a la alta gerencia.
•       Oficina de coordinación de proyectos: Igual al anterior pero se encarga además de gestionar los diferentes recursos y riesgos dentro de los diferentes grupos de proyectos.
•       Oficina de manejo de gestión de proyectos: Es la suma de todas las anteriores y además es dueña de los recursos de los proyectos. En la mayoría de los casos compuesta por un CPO (Chief Project Officer).

El paso para convertirse en organizaciones inteligentes [2] que propone Peter Senge, se da gracias a la transferencia de datos a información relevante y luego el paso de esta a conocimiento. De nada sirve tener modelos de conocimiento muy robustos y una excelente estrategia de transferencia de conocimiento si esta no apoya los objetivos y el plan estratégico de la organización. Si no podemos agregar valor diferenciador a nuestros clientes y proveedores cualquier estrategia de conocimiento no servirá de mucho, no generaremos productos o servicios innovadores que nos ayuden a diferenciarnos en un mundo cada vez más globalizado.

Si uno de los propósitos de la PMO es alinear los proyectos con los objetivos estratégicos y fomentar dentro de los equipos de trabajo las buenas prácticas y estándares, pues esta oficina se convierte en un pilar fundamental para la ejecución de la estrategia de conocimiento. Todo esfuerzo generado desde los altos niveles jerárquicos de la organización debe estar encaminado a través de una estrategia fomentada por la PMO, se deben desarrollar  proyectos o programas dentro de los portafolios organizacionales para apoyar transversalmente toda la estrategia de gestión de conocimiento y su transferencia o intercambio dentro de los equipos de trabajo, solo así sera patrocinada de una manera efectiva por los altos niveles de la organización y todos los empleados le darán la importancia que merece. Sí tenemos en cuenta los tipos de PMO descrito anteriormente, podemos concluir entonces que el tipo de PMO conocido como "centro de excelencia" se convierte en el mejor aliado para la correcta ejecución de la gestión del conocimiento dentro de una organización.

[1] – Peter Senge (2006), “The fifth discipline: the art and practice of the learning organization”

[2] – project Managemente Institute (2008), “Project Management Body of knowledge (PMBOK)”