Lecciones aprendidas como base fundamental de los activos organizacionales

Los activos organizacionales, como los describe PMI, son comúnmente llamados a través de la gestión del conocimiento como conocimiento explicito, activos de conocimiento con un valor para la organización.

El PMI, ubica a las lecciones aprendidas de los proyecto dentro de la gran bolsa experiencias que definen los activos organizacionales. Al escuchar el término “lecciones aprendidas” inmediatamente lo relacionamos con una base de información histórica, nunca realmente entendemos la importancia semántica que el término amerita. Es importante notar que una lección aprendida nace a partir de una vivencia o experiencia que luego gracias a una serie validaciones adicionales se pueden certificar, como su nombre lo dice, en lecciones aprendidas. Es decir, una vivencia se convierte en lección aprendida cuando efectivamente comprobamos que se puede repetir y por lo tanto su documentación y difusión puede agregar valor a nuestras experiencias diarias o proyectos particulares. No de todas las vivencias que logramos acumular en los proyectos logramos aprender cosas esenciales que nos permitan generar conocimiento, muchas veces serán simples experiencias.

Cómo hacemos entonces para utilizar esas experiencias de tal manera que podamos convertirlas el lecciones aprendidas en la gestión de proyectos? La respuesta a esta pregunta puede ser muy circunstancial. Dependiendo del tipo de estructura organizacional que se tenga (funcional, proyectirizada, matricial débil o fuerte), de la estrategia de gestión implantada por la PMO o simplemente de la estrategias para la transferencia o intercambio del conocimiento en la organización; se podrán identificar las mejores maneras de hacerlo.

Sin embargo, si tomamos como base las actividades propuestas por el PMI para el grupo de procesos de “Monitoreo y Control” y lo relacionamos con el área de conocimiento de recursos humanos, podemos ver que existen ciertas actividades de control que nos permiten crear desde la etapa de planeación del proyecto reglas base que faciliten, a través del seguimiento continuo de los proyectos, identificar todas esa experiencias que afectan positiva o negativamente los proyectos. Desde la etapa inicial es fundamental definir, en conjunto con el equipo del proyecto,  como se deben documentar las experiencias vividas, quien será el responsable de administrarlas y quienes serán los encargados de evaluarlas para definir que se pueden considerar como lecciones aprendidas de futuras iteraciones o hitos del proyecto, inclusive se deberá evaluar si se pueden considerar dentro de la gran base de conocimiento de lecciones aprendidas administrada por la PMO comunes para todos los proyectos de la organización.